Корпоративный портал СПбПУ (Политехнического Универститета)

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И ЕЕ ПРОРАБОТКА

Получив исходно задачу буквально в такой постановке "необходимо проверить и возможно переделать имеющийся портал" было решено построить работу следующим образом:

01. Сбор пожеланий, замечаний и требований; 
02. Проведение технического аудита имеющегося портала; 
03. Выделение приоритетов и оценка затрат; 
04. Переработка текущего или разработка нового шаблона портала;

При первичном опросе ключевых сотрудников и выявлении потребностей и задач, которые ставит университет перед корпоративным порталом, стало понятно, что популярный одноименный шаблон корпоративного портала "Битрикс24" не решит задач одного из крупнейших университетов страны. Шаблон «Битрикс24» заточен на коммуникативную функцию, быстрое и слаженное взаимодействие между сотрудниками компании, что конечно очень важно. Однако, когда сотрудников не десятки и не сотни, а тысячи (20000 сотрудников, 5000 из которых являются целевой аудиторией, ядром, которое должно ежедневно пользоваться порталом), когда количество активных подразделений насчитывается более тысячи, ежемесячно открываются новые, закрываются неактуальные или выполнившие свою цель. Люди, сидящие через стенку, если и здороваются при встрече, то слабо догадываются, чем они занимаются и чем они могут помочь друг другу. В результате на первый план выдвигается другая, информационная функция. Портал должен помогать находить сотрудникам внутри огромного университета других сотрудников и подразделения, которые могут решить их вопросы и задачи, помогать находить информацию о том, как работают эти сотрудники и подразделения, какие требования они предъявляют к различным входящим документам, и при возможности автоматизировать документооборот.

Как говорилось выше, количество подразделений внутри университета более 1000, а целевых сотрудников более 5000, у каждого могут быть свои потребности, у соседей по кабинету они могут отличаться в корне. Это заставило особенно подойти к проектированию структуры портала, пользовательского интерфейса, группировке пунктов меню, сервисов, инструментов.

Второй глобальной проблемой выявленной на этапе сбора пожеланий и требований явилась необходимость создания уникального решения позволяющего создавать сайты для различных подразделений университета на базе имеющегося программного продукта 1С-Битрикс Холдинг с расширенной лицензией на неограниченное количество сайтов. 

Глобальность проблемы связана с тем, что веб-ресурсов у различных подразделений университета значительно более сотни. Если посчитать только сайты кафедр, которых более ста, сайты институтов и факультетов, и учесть, что это только ресурсы учебной части, а еще есть сайты подразделений научной и административной части, то вырисовывается цифра близкая, а может большая, чем двести (просто никто их не считал). При таком количестве только публичных веб-ресурсов (а есть еще множество различных внутренних систем) университет имеет следующий список проблем:

1. Нет понимания, кто занимается их обслуживанием, и часть ресурсов вообще не обслуживается и информация на них сильно устарела;
2. Так как разработкой этих ресурсов подразделения занимались сами, то внешне все они визуально разные, нет общего стиля и принадлежности к одному университету;
3. Помимо отсутствия визуального сходства разных ресурсов одного университета, можно утверждать, что 99% ресурсов не соответствуют духу современного времени, морально и технически устарели;
4. Многие ресурсы расположены на разных серверах разных хостинг-провайдеров, у всех своя система управления, а у некоторых ее возможно вовсе нет, и нет легкой возможности передать их в обслуживание одному-двум сотрудникам университета, т.е. оптимизировать расходы на обслуживание; 

Технический аудит имеющегося портала (работающего на продукте 1С-Битрикс Корпоративный портал редакции Холдинг с иным, кастомным, шаблоном) после прохождения первого этапа решено было не проводить (так как он не подходит по многим параметрам и исправление его ошибок не решит ситуацию), и бросить все силы на разработку нового. Для ускоренного введения нового шаблона в эксплуатацию выставить следующие приоритеты:

1. Разработка шаблона портала на основе главной страницы
2. Проработка основной страницы рабочей группы
3. Проработка личной страницы пользователя
4. Проработка страницы универсального списка со списком элементов
5. Внедрение нового разработанного шаблона портала с новыми шаблонами компонентов внутренних проработанных страниц на «боевом» портале параллельно с работающим  старым шаблоном (новый шаблон подключался для админов и по специальному параметру в url). Тестирование и отладка.
6. Переключение нового шаблона для всех пользователей к Новому 2015 году.
7. Проработка остальных внутренних страниц, интерфейсов, сервисов, виджетов рабочих столов пользователей. 

Такой порядок приоритетов позволил концептуально и визуально переделать больше двух третей страниц/разделов в портале, так как они основаны были на тех компонентах, которые вошли в пп.1-5 списка приоритетов. Также сократить сроки внедрения новой концепции и разработанного шаблона помог тот факт, что компания 1С-Битрикс обновила свой шаблон Битрикс24, некоторые стили дизайна которого совпали со стилями, заложенными в макеты разрабатываемого нами шаблона портала (например, совпало скругление фотографий пользователей).